Adresetiketten met CiviCRM
Met CiviCRM kan je heel eenvoudig adresetiketten aanmaken wanneer je een mailing wil doen naar je contacten. Je kan kiezen om voor alle contacten of een bepaald deel hiervan adresetiketten aan te maken.
Het volstaat om via de zoekfunctie de juiste contacten te selecteren, het juiste etiket formaat te kiezen en als resultaat krijg je netjes een PDF document met daarin al je geadresseerden.
De wijze waarop het etiket samengesteld wordt kan je bepalen in de instellingen van CiviCRM. Deze opmaak geldt vervolgens voor alle etiketten die je aanmaakt.
De opmaak van de etiketten gebeurd met behulp van tokens.
Zo geeft volgende opmaak:
{contact.addressee}
{contact.street_address}
{contact.postal_code}{ }{contact.city}
{contact.street_address}
{contact.postal_code}{ }{contact.city}
Dit als resultaat:
The CareCompany
Schopstraat 29
3540 Herk-de-Stad
Schopstraat 29
3540 Herk-de-Stad
De invulling van de token:
{contact.addressee}
kan je voor ieder contact zelf bepalen wanneer je een nieuw contact aanmaakt of wijzigt in CiviCRM.
Dit doe je in het tabblad “communicatie voorkeuren”.
{contact.addressee}
kan je voor ieder contact zelf bepalen wanneer je een nieuw contact aanmaakt of wijzigt in CiviCRM.
Dit doe je in het tabblad “communicatie voorkeuren”.
Standaard bestaat deze waarde uit de tokens:
{contact.individual_prefix}{ } {contact.first_name}{ }{contact.middle_name}{ }{contact.last_name}{ }{contact.individual_suffix}
voor indivuele personen en
voor indivuele personen en
{contact.organization_name}
voor organisaties.
voor organisaties.
Wanneer je echter een import doet van nieuwe contacten dan zal je merken dat de waarde voor {contact.addressee} leeg is. Gebruiken we bovenstaand voorbeeld dan krijgen we na een import van nieuwe contacten voor deze specifieke contacten enkel het adres te zien maar niet de naam van de geadresseerde.
De achterliggende oorzaak hiervan is het feit dat tijdens een import er geen waarde bepaald wordt voor de opmaak van de geadresseerde.
Wanneer je slechts een handvol contacten geimporteerd hebt kan je dit eenvoudig manueel aanpassen door de betreffende contacten te bewerken en een formaat te kiezen.
Heb je echter een hele lijst nieuwe contacten geïmporteerd dan kan dit een frustrerende en tijdrovende taak zijn.
Gelukkig is er een kleine omweg in de vorm van een specifiek script voorzien waarmee je eenvoudig voor alle contacten de waarde voor de velden “E-mail begroeting”, “Brief begroeting” als “Geadresseerde” kan vastleggen.
Om dit script uit te voeren surf je naar deze URL:
http://<drupal_root>/sites/all/modules/civicrm/bin/UpdateGreeting.php?ct=Individual>=postal_greeting&name=<username>&pass=<password>&key=<sitekey>
http://<drupal_root>/sites/all/modules/civicrm/bin/UpdateGreeting.php?ct=Individual>=postal_greeting&name=<username>&pass=<password>&key=<sitekey>
Je merkt dat er diverse parameters in deze URL opgenomen zijn.
- “CT” is een verplichte parameter waarmee je vastlegt voor welke contacttypes je een update wil doen. Mogelijke waarden zijn “Individual” voor individuele personen, “Organization” voor organisaties en “Household” voor contacten van het type huishoudens.
- “GT” is ook een verplichte parameter. Hiermee bepaal je welk formaat je wil aanpassen. Mogelijke waarden zijn “email_greeting” voor de begroeting die in mailings via e-mail gebruikt worden, “postal_greeting” voor de begroeting in brieven die via de post verzonden worden of “addressee” voor de naam van de persoon of organisatie die op adresetiketten gebruikt wordt.
- “ID” is een optionele parameter. Wanneer er verschillende mogelijkheden bestaan voor een formaat van begroeting of adres kan je hiermee aangeven welk formaat je wenst te gebruiken. Gebruik je deze parameter niet bij het uitvoeren van het script dan wordt het standaard formaat gebruikt.
Verder kan je in de opbouw van de URL nog 3 parameters terugvinden:
- name=<username>: “<username>” vervang je door de gebruikersnaam van een beheerder binnen CiviCRM.
- pass=<password>: “<password” vervang je door het bijhorende wachtwoord van de betreffende beheerder
- key=<sitekey>: “<sitekey>” vervang je door de correcte waarde die je kan terugvinden in het bestand “civicrm.settings.php” in de map “sites/default” van je installatie.
Denk er aan wanneer je bovenstaand scenario wenst toe te passen.
Neem eerst een backup van je database en voer het script eerst uit op een testinstallatie.
Wanneer hier alles correct verloopt kan je het script uitvoeren op de database die door je organisatie in gebruik is.
Neem eerst een backup van je database en voer het script eerst uit op een testinstallatie.
Wanneer hier alles correct verloopt kan je het script uitvoeren op de database die door je organisatie in gebruik is.
Maar vergeet nooit dé gouden regel: backup, backup, backup !!
Reactie toevoegen